A-SKが綴る国境を超えたSTORY

UXエンジニアが綴るWEB秘伝書 - 開発手法・使い方あれこれ

【Note】OmniFocusでも役に立つ!最強のタスク管理方法

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はじめに

ここ最近タスクが減ってきてはいるものの、タスクというモノは存在し続けています。
そして、そのタスクのおかげ、はたまたそのせいで予定が狂ってしまうことも多々あります。

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以前に紹介したこちらのOmniFocusの記事の反響が今までの記事の中では一番多かったのです。
そこから「はて?アプリケーションに頼ることだけがタスク管理、GTDなのだろうか?」という己に対する疑問から、意外とタスクを管理する上でツールは手段であり、それよりも方法、プロセスのほうが大事なのです、というところに行き着いたので共有したいと思います。

01.期日は余裕を持って、ではない!

期日、いわゆるタスクの納期であったり〆切のというのは、余裕を持ってとか、バッファーを取って行うのではなく、最短でいつまでに出来るかを設定した上で、延期というかたちで調整していくのです。

なぜ、そっちの方がいいのか?心の余裕を持って、タスクを管理しようとすると、絶対それは先延ばしになるしギリギリでバタバタとしてしまうことがあります。そして、その先延ばしした先に新たなタスクが追加されていた場合、状況は更に最悪です。

自分の中での延期、遅延は問題ないですが、対外的に延期、遅延は好まれません。必ず自分の中で最短のタスク期日を設けて、片付けていきましょう。

02.ご褒美を設定する

ご褒美とかお子様か!とおっしゃるあなた。ご褒美とか、何か対価をもらうというのは嬉しいものです。
給料をもらっているのであれば、それこそ言葉を変えればご褒美です。1ヶ月に1回しかない給料日という名のご褒美DAYをもう1日か2日ぐらい増やしませんか??

上記で記載したとおり、タスクは最短でいつ出来るかに設定するのが最適です。そして、その60%以上を1週間で片付けられたら、ご褒美を自分にあげましょう。それが3ヶ月続いたら、今度は70%以上達成でご褒美を自分に。というように、段階を踏んで報酬を変えていってみるのもいいでしょう。

別記事で執筆いたしましたが、貯金の仕組みに使ってもいいと思います。
例えば、ご褒美=貯金箱に入れる⇛貯金できる⇛将来の旅行のため。などのようにご褒美をその場で消費するのではなく、貯金箱に右から左へ入れるのも悪くないと思います。
ご褒美というものはいくつになっても嬉しいものです。

03.優先順位は、やりやすいものから

優先順位というものはついつい時間軸で考えてしまうことが多いと思います。
そこを逆にやりやすい、というどちらかというと感情面から入っていますが、それが意外と効果てきめんなのです。

やりやすいものからと考えると、あとでやりにくいもの、時間のかかることが溜まっていくのではないですか??という質問もされると思います。
おっしゃる通りです。最後の方に自分が苦手なもの、得意じゃないものが溜まっていくでしょう。
しかし!それはあくまでタスクに取り掛かる前の感覚です。実際にタスクをこなしていったら徐々に頭も冴えていき、要領を覚えていき、そのタスクに取り掛かる頃には今の僕/私にとってちょうどいいボリュームだとさえ感じられるかもしません。

トレーニングと一緒で、最後の方に重たいトレーニングを持ってくるのと一緒だと考えられます。
最初からウェイト100kgなんていきませんよね?初心者が。

04.最終的にはデジタルで管理!

紙で管理する時代は終わりました。
今の時代、すべてデジタルです!と言い切るには少し言い切れない分野もありますが、タスク管理に関してはデジタルでしないメリットはない!と言い切ります。すべてのデバイスで管理することにより、あの紙どこに行ったっけ??問題がなくなります。

そもそも紙に書き出すという作業は非常に大事です。
そして、それを行うことにより、頭の中がスッキリします・・・しかし!そこで終わってはダメです。
必ずデジタルに変換しましょう。そこまで進めて初めてスタートラインに立てます。

今の時代おすすめはやはり、OmniFocusですね。
14日間のフリートライアル期間があるので、それを利用しましょう!

最近僕が個人的にハマっているOmniFocusの使い方も以下に記載いたします。

OmniFocusをA-SK流にカスタマイズ

まず、前提としてすべてのタスクは一度インボックスの中に入れていきます。
そこから、仕分けです。インボックスにドンドン追加していきましょう。

ただ、何を追加すればいいかわからない・・・という方もいると思います。実際僕自身もそうでした。
その場合大きく2つに分けてまずは作りましょう。

1つ目が、仕事でやること、やりたいこと
2つ目が、プライベートでやること、やりたいこと

この2つに紐づくものをドンドン書き出していきましょう。
そうすることによって、あとから仕分けがしやすくなります。あとから仕分けがし易いというのもある意味タスクの管理方法に直結します。

その次にプロジェクトを追加していきましょう。

プロジェクトはフォルダと捉える


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仕事とプライベートとお伝えしました。その通りです。仕事の中でも本業と副業とか、趣味で業務に活かしたいとか・・・そのようなインプットとアウトプットがあると思います。そのマインドに沿って作っていきましょう。

僕の場合は、

  • 業務(プロジェクト)
  • ブログ(プロジェクト)
  • デイリールーチン
  • プレゼントリスト
  • 行きたい所リスト
  • 読みたいものリスト
  • 勉強したいことリスト
  • お金プロジェクト
  • 遊びプロジェクトほしいものリスト
  • 〇〇としたいことリスト


のように仕分けしました。これはプロジェクトではなくフォルダです。そこに注意してください。
その中にプロジェクトを作っていきます。

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ブログプロジェクトの中に

  • デザイン関係
  • Web関係
  • ライフハック関係
  • 記事関係
  • エンジニアリング関係


などのようにプロジェクトを追加していきます。
記述の仕方は自由ですが、なるべく細かくしたほうが楽だと感じています。
といっても、これくらいですけどね。

さすがに、行きたい所リストをフォルダで、国内>関東>東京などのように仕分けはしないです。

コンテキストはシンプルに


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  • いつでも
  • 雑務/用事
  • 会社
  • iPhone
  • Mac


のように、どこで・誰が・どんな、と基準に作っています。
それを追加するだけでまずは大丈夫です。といっても、上級になってもこの使い方でいけるのではないでしょうか??

あとは追加していくだけ!

後はドンドンインボックスからプロジェクトとコンテキストに割り当てていくのみ!
ただ、当てはまらないのもあると思うので、そこは臨機応変にプロジェクト追加したり、コンテキスト追加したりしましょう。

それでしばらく(14日間のフリートライアル中に)利用してみましょう。
僕の経験上、14日間で終わらせて運用始めると、ケツが見えているのでちゃんとやるし、それで頭も整理されるので一石二鳥ですね。
そして、最終的に課金しているでしょう。

さいごに

タスク管理はなかなか大変です。自分に合ったアプリがなかったり、方法がなかったり。
ただ単にシングルタスクを追加しても、期限を守れず「あーあ」状態の方も多いと思います。

もちろんOmniFocusがあなたにピッタリかどうかはわかりません、保証もできません。
けれども、このタスク管理音痴の僕が出来ているのだから、ある程度慣れれば使いやすいんじゃないかな??と感じています。(上から目線)

もし、他にも使っていてこのアプリ良かった!などあれば、是非教えていただきたいです!
ドンドン共有していくと、世界も広がりますし、タスク管理も楽なものになると考えています。

タスク管理のマスター目指して、やっていきます。